Как написать письмо на английском языке

На сегодняшний день электронная почта – самый распространенный метод общения. Мы пишем электронные письма своим друзьям и родственникам, а также нашим коллегам, руководителям, бизнес-партнерам, т.е. пишем формальные/официальные письма.

Когда мы пишем письмо человеку, которого хорошо знаем, и с которым у нас не формальные отношения, т.е. друг, родственник, приятель, мы пишем в свободной форме. Когда же мы пишем письмо в формальном стиле, нам необходимо придерживаться определенных общепринятых правил, которые и рассмотрим ниже.

Деловое письмо обязательно состоит из 5 частей:

Приветствие

Благодарность получателю

Цель письма

Добавление заключительных деталей

Завершение

Рассмотрим каждый пункт отдельно и детально:

1. Приветствие. Всегда начинайте письмо с приветствия: “Dear Liza”. Если вы находитесь в формальных отношениях с получателем письма, используйте его фамилию: “Dear Mrs. Price”. Если отношения с получателем дружеские, можно просто написать: “Hi Liza”. Если имя получателя нам неизвестно, тогда используем:  “To whom it may concern” , “Dear Sir/Madam”, “Greetings”

2. Благодарность. Если мы отвечаем на письмо, необходимо поблагодарить человека. К примеру, если кто-то интересуется нашей компанией или услугами компании, мы можем написать:  “Thank you for contacting ABC Company”.  Если нам ответили на наше письмо, необходимо написать:  “Thank you for your prompt reply” или “Thanks for getting back to me”. Благодарность нашему получателю даст хороший настрой, а письмо наше будет вежливым.

3. Озвучиваем цель письма. Если вы являетесь инициатором переписки, тогда, естественно, благодарить получателя нам не за что. Вместо этого, мы начинаем письмо с цели. К примеру:   “I am writing to enquire about …” или “I am writing in reference to …”.Цель необходимо излагать четко и кратко, а затем переходить к основным деталям и информации письма, т.е. к основному тексту. Помним, люди не любят тратить много времени на прочтение письма, поэтому пишем короткие и четкие предложения. Также не забываем об орфографии, грамматике и пунктуации (точки, запятые и т.д.), чтобы у получателя создалось правильное впечатление о нас и нашей компании.

4. Добавляем заключительные детали. Перед тем, как завершить письмо, будет вежливо поблагодарить получателя еще раз и добавить определенные примечания.  Можно начать с “Thank you for your patience and cooperation” или “Thank you for your consideration”, а затем можно добавить: “If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know” и “I look forward to hearing from you”.

5. Завершение. Последнее в письме – это завершение с указанием своего имени: “Best regards”, “Sincerely”, и “Thank you”, что является весьма официальным. Не стоит использовать такие выражения как: “Best wishes” или “Cheers”, если мы не находимся в достаточно близких отношениях с получателем письма. И перед тем, как нажать кнопку “Отправить”, еще раз просмотрите письмо на предмет нахождения каких-либо ошибок или опечаток, чтобы убедиться, что письмо безупречно!

Успехов!